Informativa sulla privacy – Progetto REFLECT

Ultimo aggiornamento: 14/05/2026

1. Introduzione

La presente Informativa sulla privacy spiega come i dati personali vengono raccolti e trattati nell’ambito del Progetto REFLECT, inclusi il sito web del progetto, l’Hub virtuale REFLECT e la piattaforma di apprendimento Moodle disponibile all’indirizzo learn.reflect-project.eu.

Il Progetto REFLECT è un’iniziativa cofinanziata dall’UE attuata da un consorzio transnazionale di organizzazioni provenienti dall’Europa e dall’Africa subsahariana. Il progetto promuove l’apprendimento digitale inclusivo, lo scambio virtuale, il dialogo interculturale, le competenze digitali, l’alfabetizzazione mediatica e la partecipazione civica.

2. Titolare del trattamento e contatto privacy

Ai fini della gestione del sito web REFLECT, dell’Hub virtuale e della piattaforma di apprendimento Moodle, il titolare operativo del trattamento e principale contatto privacy è:

Cosvitec S.r.l.
Sede legale: Via Galileo Ferraris 141, Napoli, Italia
Email: info@cosvitec.eu

Il contatto privacy per i servizi digitali REFLECT è il legale rappresentante di Cosvitec S.r.l.

I dati personali possono inoltre essere trattati, ove necessario, dai partner del Progetto REFLECT in base ai rispettivi ruoli nell’attuazione delle attività progettuali.

Coordinatore principale

Youth for Exchange and Understanding (YEU)

Partner di progetto

Cosvitec S.r.l. – Partner per la formazione e l’Hub digitale
IVAIGO Association – Leader per l’innovazione e l’alfabetizzazione mediatica
Busitema University – Responsabile accademico e outreach
VOCAX Startup Hub and Training Centre – Partner per l’imprenditorialità e il lavoro sul territorio
Champions Factory Africa (CHAF) – Partner per l’inclusione interculturale
Kagera Youth Forum – Partner per l’implementazione territoriale e l’empowerment comunitario

Quando specifiche attività progettuali sono gestite direttamente da altri partner del consorzio, tali partner possono trattare dati personali in qualità di partner autorizzati del progetto, titolari autonomi, contitolari o responsabili del trattamento, a seconda dell’attività e degli accordi progettuali applicabili.

3. Finalità del trattamento

I dati personali possono essere trattati per le seguenti finalità:

gestione della registrazione e dell’accesso alla piattaforma Moodle e all’Hub virtuale REFLECT;
erogazione di attività formative online, corsi, dialoghi interculturali e laboratori di storytelling;
gestione amministrativa, organizzativa e di rendicontazione del Progetto REFLECT;
partecipazione a sessioni live, interazioni di gruppo, workshop e attività collaborative;
comunicazione con partecipanti, facilitatori, alumni, partner e stakeholder;
creazione, utilizzo e archiviazione di materiali educativi generati durante le attività progettuali;
gestione di azioni civiche, attività di volontariato e iniziative comunitarie;
monitoraggio della partecipazione al progetto e dei risultati di apprendimento;
adempimento degli obblighi relativi a progetti finanziati dall’UE, requisiti di audit e doveri di rendicontazione;
gestione della funzionalità, sicurezza, cookie e analytics del sito web, ove applicabile.

4. Tipologie di dati personali trattati

Il Progetto REFLECT può trattare le seguenti categorie di dati personali:

dati identificativi, come nome, cognome e username;
dati di contatto, come indirizzo email;
dati di partecipazione, come Paese, ruolo, organizzazione, profilo di partecipazione e attività selezionate;
dati formativi, come iscrizione ai corsi, presenze, compiti, progressi di apprendimento e contributi;
dati tecnici, come indirizzo IP, log di accesso, informazioni sul browser, informazioni sul dispositivo e dati di utilizzo della piattaforma;
contenuti generati dagli utenti, come compiti, commenti, materiali condivisi, post, media e risultati collaborativi;
dati di comunicazione, come messaggi inviati tramite moduli di contatto o canali di comunicazione del progetto;
immagini, audio o registrazioni video, solo ove applicabile e soggetti a informazione adeguata e consenso ove richiesto.

5. Base giuridica del trattamento

I dati personali sono trattati sulla base di uno o più dei seguenti fondamenti giuridici:

Consenso, quando il partecipante ha fornito il consenso durante la registrazione, la candidatura, la partecipazione a specifiche attività o per l’utilizzo di materiali facoltativi come immagini, registrazioni o testimonianze.
Partecipazione al Progetto REFLECT, quando il trattamento è necessario per consentire l’accesso alle attività di apprendimento, ai corsi online, agli scambi virtuali e ai servizi del progetto richiesti dal partecipante.
Obblighi legali e amministrativi, quando il trattamento è necessario per adempiere agli obblighi di gestione, rendicontazione, audit e documentazione relativi a progetti finanziati dall’UE.
Legittimo interesse, quando il trattamento è necessario per l’organizzazione del progetto, la sicurezza della piattaforma, la prevenzione di utilizzi impropri, il coordinamento interno, la comunicazione e il miglioramento delle attività progettuali, a condizione che tali interessi non prevalgano sui diritti e sulle libertà dell’interessato.

6. Modalità di trattamento e misure di sicurezza

I dati personali sono trattati principalmente con mezzi elettronici attraverso il sito web REFLECT, la piattaforma Moodle, gli strumenti di apprendimento digitale e i sistemi di comunicazione utilizzati per l’attuazione del progetto.

L’accesso ai dati personali è limitato al personale autorizzato, ai facilitatori, allo staff di progetto, agli amministratori tecnici e ai partner del consorzio solo ove necessario per lo svolgimento del rispettivo ruolo.

Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, uso improprio, alterazione o divulgazione. Tali misure possono includere controlli di accesso, autenticazione degli utenti, autorizzazioni basate sui ruoli, hosting sicuro, monitoraggio della piattaforma e procedure interne di gestione dei dati.

7. Piattaforma Moodle e Hub virtuale

La piattaforma Moodle e l’Hub virtuale REFLECT sono utilizzati per gestire l’apprendimento digitale, gli scambi virtuali, i corsi, le attività guidate, i laboratori di storytelling, il mentoring e la partecipazione della community.

La piattaforma Moodle può raccogliere e conservare informazioni relative agli account utente, alla partecipazione ai corsi, ai compiti, ai progressi di apprendimento, ai messaggi, ai contributi nei forum, ai materiali caricati, ai log di accesso e all’attività tecnica necessaria per il corretto funzionamento della piattaforma.

I partecipanti sono responsabili dell’utilizzo rispettoso della piattaforma e devono evitare di caricare o condividere dati personali non necessari relativi a sé stessi o a terzi.

8. Sessioni live, registrazioni e contenuti generati dai partecipanti

Le attività formative possono includere sessioni online live condotte tramite strumenti come Zoom, Google Meet o piattaforme equivalenti.

Le sessioni non sono necessariamente registrate. Quando vengono effettuate registrazioni, i partecipanti ne saranno informati in anticipo. Registrazioni, screenshot, immagini, audio, video o altri materiali identificabili saranno utilizzati solo per finalità educative, interne, di disseminazione o relative al progetto, e solo quando si applica una base giuridica adeguata, incluso il consenso ove richiesto.

I materiali prodotti dai partecipanti durante le attività formative possono essere conservati e utilizzati per finalità di apprendimento, documentazione, rendicontazione progettuale, disseminazione e follow-up. Quando tali materiali contengono dati personali identificabili, saranno applicate garanzie adeguate.

9. Dati relativi a minori e partecipanti vulnerabili

Il Progetto REFLECT può coinvolgere giovani partecipanti, inclusi partecipanti provenienti da contesti di rifugio, migrazione o marginalizzazione.

Quando i partecipanti sono minori, i dati personali saranno trattati solo ove sia stato ottenuto un consenso, un’autorizzazione o un’altra base giuridica valida appropriata, in conformità alle norme applicabili in materia di protezione dei dati e alle procedure del progetto.

Il progetto presta particolare attenzione al trattamento dei dati relativi a giovani, partecipanti vulnerabili o persone con esperienza diretta di sfollamento, in linea con i principi di dignità, inclusione, partecipazione e pari opportunità.

10. Comunicazione dei dati e destinatari

I dati personali possono essere condivisi solo ove necessario e solo con le seguenti categorie di destinatari:

partner del consorzio del Progetto REFLECT;
staff di progetto, formatori, facilitatori e mentor autorizzati;
amministratori tecnici del sito web, della piattaforma Moodle e dell’Hub virtuale;
fornitori di hosting, IT, piattaforme e servizi digitali;
fornitori di videoconferenza utilizzati per attività formative e progettuali;
istituzioni dell’UE, revisori o organismi competenti, ove richiesto per rendicontazione, monitoraggio o conformità legale del progetto.

I dati personali non sono venduti e non sono divulgati pubblicamente, salvo che l’interessato abbia fornito un consenso specifico o la pubblicazione sia altrimenti consentita dalla legge nel contesto delle attività progettuali.

11. Strumenti e servizi di terze parti

Il Progetto REFLECT può utilizzare i seguenti strumenti e servizi di terze parti:

piattaforma Moodle per la gestione dell’apprendimento;
strumenti di videoconferenza come Zoom, Google Meet o piattaforme equivalenti;
Google Analytics per le statistiche del sito web, ove attivato e soggetto al consenso ai cookie ove richiesto;
plugin Complianz per la gestione del consenso ai cookie;
DominiOK.it come provider di hosting e infrastruttura tecnica;
strumenti email e di comunicazione utilizzati per il coordinamento del progetto.

I fornitori terzi trattano i dati personali secondo i propri termini, informative privacy e garanzie applicabili in materia di protezione dei dati.

12. Cookie e analytics

Il sito web REFLECT utilizza cookie tecnici necessari per il corretto funzionamento del sito e, ove venga fornito il consenso, cookie analitici per comprendere come viene utilizzato il sito web e migliorare l’esperienza dell’utente.

Il consenso ai cookie è gestito tramite il plugin Complianz. Gli utenti possono accettare, rifiutare o gestire le proprie preferenze sui cookie tramite il banner dei cookie o le impostazioni del consenso disponibili sul sito web.

La piattaforma Moodle utilizza cookie tecnici necessari per l’autenticazione, la gestione della sessione, la sicurezza e la funzionalità della piattaforma.

Per maggiori informazioni, si prega di consultare la Cookie Policy.

13. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti.

I dati relativi alla partecipazione al Progetto REFLECT possono essere conservati per la durata del progetto e per il periodo aggiuntivo richiesto per adempiere agli obblighi di rendicontazione, audit, amministrativi e legali relativi a progetti finanziati dall’UE.

Dopo il periodo di conservazione applicabile, i dati personali saranno cancellati, anonimizzati o archiviati in modo sicuro, salvo che un’ulteriore conservazione sia richiesta dalla legge o da legittimi obblighi di documentazione progettuale.

14. Trasferimenti internazionali di dati

I dati personali sono trattati principalmente all’interno dell’Unione europea o da fornitori che applicano garanzie adeguate in materia di protezione dei dati.

Alcuni strumenti o fornitori di servizi terzi, come fornitori di videoconferenza o analytics, possono comportare trasferimenti di dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo. Quando ciò avviene, il trasferimento sarà protetto da garanzie adeguate, come decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altri meccanismi previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

15. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i seguenti diritti, alle condizioni e nei limiti previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati:

diritto di accesso ai dati personali;
diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
diritto alla cancellazione dei dati personali, noto anche come “diritto all’oblio”;
diritto alla limitazione del trattamento;
diritto di opposizione al trattamento;
diritto alla portabilità dei dati;
diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, quando il trattamento si basa sul consenso;
diritto di proporre reclamo a un’Autorità di protezione dei dati competente.

Le richieste possono essere inviate a:

info@cosvitec.eu

Gli interessati possono inoltre contattare l’Autorità italiana per la protezione dei dati personali:

Garante per la protezione dei dati personali
Sito web: www.garanteprivacy.it

16. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali è necessario per la registrazione, l’accesso alla piattaforma Moodle, la partecipazione alle attività di apprendimento e il coinvolgimento nelle attività del Progetto REFLECT.

Il mancato conferimento dei dati richiesti può impedire all’utente di accedere alla piattaforma, partecipare alle attività formative o usufruire di specifici servizi del progetto.

Il conferimento dei dati per attività facoltative, come testimonianze, immagini, registrazioni o materiali di disseminazione pubblica, è volontario e può richiedere un consenso separato.

17. Processo decisionale automatizzato

Il Progetto REFLECT non utilizza dati personali per processi decisionali automatizzati o profilazione che producano effetti giuridici o effetti analogamente significativi sugli interessati.

18. Link a siti web esterni

Il sito web REFLECT e la piattaforma Moodle possono contenere link a siti web esterni o servizi di terze parti. Il Progetto REFLECT non è responsabile delle pratiche privacy, dei contenuti o della sicurezza dei siti web esterni. Gli utenti sono invitati a leggere le informative privacy di qualsiasi servizio esterno a cui accedono.

19. Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla privacy può essere aggiornata in qualsiasi momento per riflettere modifiche legali, tecniche, organizzative o relative al progetto.

Ogni versione aggiornata sarà pubblicata sul sito web del Progetto REFLECT con la data dell’ultimo aggiornamento.

20. Contatti

Per domande sulla presente Informativa sulla privacy o sul trattamento dei dati personali nell’ambito del Progetto REFLECT, si prega di contattare:

Cosvitec S.r.l.
Sede legale: Via Galileo Ferraris 141, Napoli, Italia
Email: info@cosvitec.eu